Erst dieser Tage hat ein GPLA-Prüfer (dieser prüft die lohnabhängigen Abgaben) folgende (zusätzliche) Unterlagen bei der Prüfung verlangt:

• die Konten betreffend Fremdleistungen bzw. Subunternehmer samt zugehöriger Belege
  (→ versteckte Dienstverhältnisse)
• das Konto "Freiwilliger Sozialaufwand"
• das Konto "Fremdreinigung" samt Belege
  (→ verstecktes Dienstverhältnis)
• das Konto "Verwaltungsstrafen"
  (→ nicht abzugsfähig bzw. -pflichtig bei Ersatz an Dienstnehmer)
• das Konto "Fremdprovisionen" samt Belege
  (Meldung § 109a ?)
• Arbeitszeitaufzeichnungen
  (für einige Dienstnehmer, aber komplett von den Tagesberichten an)
• Fahrtenbücher, auch für Fiskal- bzw. Klein-LKW
  (→ Wer ist wohin gefahren, Sachbezug? - wird noch zu diskutieren sein)
• Tankbelege
  (→ wird außerhalb der Arbeitszeit getankt; wieso?)

Dazu passend eine aktuelle Entscheidung des BFG (Bundesfinanzgerichtes) betreffend einen Pharmavertreter, der nur den halben KFZ-Sachbezug versteuern wollte: Dies wurde letztlich verweigert, weil er die Abgabenbehörde von der Richtigkeit seines Vorbringens überzeugen hätte müssen, was wegen eines nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuches nicht gelungen ist.

Laut BFG-Entscheidung liegt ein solches vor, "wenn

• jede einzelne Fahrt mit Datum und Dauer (Beginn und Ende)
• und der Zweck der Fahrt unter Anführung der Kilometerstände, der Anfangs- und Endpunkt sowie die Zwischenziele so detailliert beschrieben werden, dass die Anzahl der gefahrenen Kilometer zweifelsfrei nachvollzogen werden kann."

Laut anderer Meinung können auch andere Unterlagen (z.B. Reise- oder Besuchsberichte) als Nachweis dienen; dies ist aber jedenfalls mühsamer und letztlich auch nicht sicher!

Registrierkasse und Belegerteilungspflicht:

Die sogenannte "Tischrechnung" (siehe Bild) genügt den Anforderungen der Belegerteilungspflicht nicht. Zur Erinnerung: Ein Beleg im Sinne dieser Bestimmungen (nicht ident mit den umsatzsteuerrechtlichen Bestimmungen betreffend Vorsteuerabzug) muss enthalten:

• eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
• eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird
• den Tag der Belegausstellung
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistungen
• den Betrag der Barzahlung (muss zumindest rechnerisch ermittelbar sein).

In unserem Beispiel unten fehlen die Punkte 1-2.