Wann muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

• bei betrieblicher Nutzung eines im Privatvermögen befindlichen Kraftfahrzeuges, wenn statt der anteiligen Kosten das Kilometergeld abgesetzt werden soll. Gleiches gilt für Unselbständige, wenn das Kilometergeld als Werbungskosten abgesetzt werden soll.
  
• wenn bei Dienstnehmern nur der halbe Sachbezugswert angesetzt werden soll.
• für Fahrzeuge, die ausschließlich (von verschiedenen Personen) für betriebliche Fahrten verwendet werden (keine Privatnutzung)
• Empfehlenswert kann auch die Führung eines Fahrtenbuches (zumindest für ein paar Monate) zur Glaubhaftmachung des (eventuell niedrigen) Privatanteiles sein.

Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?
Jedenfalls genau, am besten händisch direkt im Auto.
Anzugeben sind jedenfalls:

• Abfahrts- und Ankunftszeit (warum wissen wir nicht)
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, daraus ergeben sich die gefahrenen Kilometer.
• genaue Angabe der Fahrtstrecke
• unter Umständen auch Zweck der Fahrt bzw. Lenker

Interessanterweise spricht der Gesetzgeber nicht direkt vom Fahrtenbuch sondern z.B. in der Sachbezugsverordnung vom "Nachweis" - in der Praxis wird es aber wohl ohne Fahrtenbuch nicht gehen.
Liegt das Fahrtenbuch nicht im Auto, sondern wird es z.B. elektronisch geführt, stellt sich natürlich die Frage wie die Kilometerstände zum PC "kommen". Das Fahrtenbuch ist jedenfalls laufend und in einer nicht veränderbaren Form zu führen.
Wird es z.B. im Excel geführt, muss es regelmäßig (wöchentlich) ausgedruckt/unterschrieben/ abgestempelt/abgegeben/abgelegt werden!

Die Fahrtstrecke muss genau angegeben und nachvollziehbar sein; die Intentionen gehen dahin, dass z.B. jeder einzelne besuchte Kunde angeführt werden muss. Eventuell können z.B. in diesem Fall Besuchsprotokolle Abhilfe schaffen. "Kundenbesuche 15.-19. Bezirk, xx km", wird sicher nicht reichen!

Die Finanz kontrolliert die angegebenen Kilometer mittels Routenplaners; der deutsche Bundesfinanzhof akzeptiert diesbezüglich eine Abweichung um 5(!).%. Also genaue Strecke (z.B. nach Klagenfurt über A2 oder S6/36/ 37) angeben, ebenso Abweichungen (Stau, Umleitung, billiger tanken)!

Weitere wichtige Hinweise:
Diese sind nicht erfunden, sondern in der Praxis schon vorgekommen!
Achtung auf (alle möglichen) Querkontrollen:

• Übereinstimmung mit Reisekostenabrechnungen allgemein
• Übereinstimmung mit Arbeitszeitaufzeichnungen
• Uhrzeiten auf Tank- und Mautbelegen
• Uhrzeiten auf Strafmandaten oder Anzeigen/Anonymverfügungen

Das Auto bzw. Fahrtenbuch ist eindeutig der Prüfungsschwerpunkt bei GPLA-Prüfungen. Insbesondere bei Auszahlungen steuerfreier Kilometergelder (= Auslagenersatz) bzw. Nichtansetzen oder falscher Berechnung eines Sachbezuges wird die Sache sehr teuer!
Diesfalls kann man locker mit einer Nachzahlung in Höhe von 60-70% rechnen - und das möglicherweise über mehrere Jahre. Und - je nach Fall - droht unter Umständen auch noch ein Finanzstrafverfahren! Da ist die Regressmöglichkeit an den Dienstnehmer für die Lohnsteuer nur ein schwacher Trost, wenn praktisch überhaupt zielführend.

Kontrollieren Sie auch

• was zu diesem Thema in den Dienstverträgen bzw. Dienstzetteln steht!
• ob alle Aufzeichnungen laufend und richtig geführt werden und dokumentierten Sie dies!
• ob am Abend/Wochenende alle Fahrzeuge, die nicht privat verwendet werden dürfen, auf dem Firmenparkplatz stehen und die zugehörigen Schlüssel/Papiere sich in der Firma befinden. Auch diesbezüglich - Dokumentation!

Für LKWs gibt es keinen Sachbezug. Aber trotzdem kann es - z.B. bei privater Verwendung des LKWs durch einen Dienstnehmer (z.B. Umzug) - zu einem "anderen", steuer- und sozialversicherungspflichtigen, Vorteil aus dem Dienstverhältnis kommen.